Понятие организационных коммуникаций
Коммуникации (коммуникационный процесс) – это обмен информацией между людьми. Основная цель коммуникационного процесса – обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена – сообщений. Однако сам факт обмена информацией не гарантирует эффективности общения участвовавших в обмене людей.
В менеджменте коммуникации выполняют интегрирующую, объединяющую роль. Общепризнано, что коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций.
Опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают отсутствие эффективных внутриорганизационных коммуникаций главным препятствием на пути достижения высокой эффективности работы своих компаний.
Межличностные коммуникации находятся в центре деятельности любого менеджера. По данным исследований, менеджеры от 50 до 80% рабочего времени проводят в общении с другими людьми. У менеджеров высшего звена процент рабочего времени, занятый общением, доходит до 90%.
Следовательно, отсутствие навыков межличностных коммуникаций может значительно снизить эффективность профессиональной деятельности менеджера и организации в целом.
Необходимым условием коммуникаций, безусловно, является информация. Однако понятие коммуникации не сводится только лишь к понятию информации или информационных связей. В коммуникациях помимо информационного фактора важную роль играет личностный фактор.
При одинаковом информационном содержании коммуникации могут осуществляться по-разному и приводить к разным результатам в зависимости от личностного фактора: знаний, образования, характера, опыта людей – участников коммуникаций, их взаимоотношений, симпатии и антипатии и много другого.
Коммуникации в организации могут быть формальными и неформальными. Формальными называют коммуникации, соответствующие целям деятельности организации, определенные правилами, должностными инструкциями, технологическими процессами и т.п.
При этом содержание информации может быть различным:
- техническая информация (инструкции, стандарты, схемы, технологии и т.п.);
- финансовая информация (отчеты об объемах продаж, прибыли, движении денежных средств и т.п.);
- управленческая информация (планы отделов, результаты контроля, приказы и распоряжения и т.п.);
- информация социально-психологического характера (мнения сотрудников об организации, выражение удовлетворения и недовольства, слухи и т.п.) и др.
Формальные коммуникации чаще всего имеют строго закрепленную форму (отсюда их название – формальные). Например, в некоторых организациях четко обозначается круг вопросов, по которым один сотрудник может обращаться к другому, время и место общения и т.п.
В бюрократических организациях формализации коммуникаций придается очень большое (чаще всего неоправданно большое) значение. В адаптивных организациях степень формализации коммуникаций значительно ниже, что снимает часть информационных барьеров и повышает гибкость компании.
Неформальные коммуникации не зависят от иерархии организации, ее бизнес-процессов и технологических процедур. Такие коммуникации представляют собой свободный обмен сведениями и мнениями между сотрудниками и неформальными группами.
В органических организациях часто именно неформальное общение становится залогом успешной работы, основанной на взаимодействии и сотрудничестве.
В самом общем случае элементами коммуникационного процесса являются:
- отправитель – лицо, которое генерирует информацию и передает ее другому лицу;
- сообщение – собственно информация, закодированная с помощью символов;
- канал – средство и среда передачи информации;
- получатель – лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует (истолковывает) ее.
Обмен информацией между отправителем и получателем проходит несколько взаимосвязанных этапов:
- зарождение идеи;
- кодирование и выбор канала передачи;
- передача сообщения;
- декодирование информации принимающей стороной.
Что такое кодирование? Всегда ли мы кодируем передаваемую информацию или можем обходиться без этого этапа?
Кодирование – это преобразование информации в форму, удобную для передачи и восприятия получателем. В разговоре мы используем систему кодирования, которая называется “русский язык”. К способам кодирования относятся также письмо, математические символы и т.п. К используемым нами символам (кодам) относятся также жесты и интонации.
Поэтому очень важно, чтобы у отправителя и получателя были одинаковыми системы кодирования, другими словами, чтобы получатель точно и в полном объеме понимал мысли отправителя.
К сожалению, даже в бытовом общении это удается далеко не всегда. В менеджменте же значение точности и полноты восприятия информации возрастает многократно.
Важным элементом коммуникаций является обратная связь (рис. 9.2). При наличии обратной связи отправитель и получатель меняются коммуникативными ролями: изначальный получатель становится отправителем и передает свою информацию – отклик начальному отправителю, который играет роль получателя.
Обратная связь может способствовать снижению ошибок в понимании информации и значительному повышению эффективности управления.
Часто в процессе обмена информацией происходит некоторое искажение ее смысла из-за присутствия на каждом этапе передачи определенных помех, иногда называемых информационным шумом. Кроме того, на пути коммуникаций могут появляться так называемые преграды:
- Преграды, обусловленные восприятием. Люди могут по-разному интерпретировать одну и ту же информацию в зависимости от знаний, воспитания и опыта.
- Семантические барьеры – неправильная трактовка значений слов.
- Невербальные преграды – неправильная трактовка значений жестов, мимики, интонации и т.п. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной (словесной) и может усиливать или изменять смысл слов.
- Плохая обратная связь.
- Неумение слушать.
- Понятие обучающейся организации
- Принципы оптимизации организационной структуры
- Интеграция и взаимодействие в процессе организационных изменений
- Модель организационных изменений
- Понятие организационных изменений
- Классификация организационных культур
- Основные функции организационной культуры
- Понятие организационной культуры
- Основные организационные конфигурации
- Оформление отчета по практике по ГОСТу 2021/2022
- Оформление ВКР по ГОСТу
- Как составить бизнес-план своими силами
- Оформление эссе по ГОСТу
- Оформление презентации по ГОСТу
- Оформление статьи по ГОСТу
- Оформление дипломной работы по ГОСТ 2021/2022
- Оформление курсовой работы по ГОСТу
- Оформление контрольной работы по ГОСТу